PSI Şirketi Örneği

PSI Şirketi Örneği

Seramik testiler ve saksılar üreten PCS firması yapay çiçeklere uygun yeni bir ürün hattı planlamaktadır. Nu projenin NBD’ni hesaplayarak projenin kabul edilebilirliğini tet etmek istemektedirler (İndirgeme oranı:%13,Enflasyon oranı:%2).

Mühendislik departmanı bu yatırım için 125.000 T.L.’lık bir ön ödemeyi makinelerin alımı için öngörmektedir. 100.000 T.L’lik ödeme bu makinelerin yerleştirilmesi için; bir diğer 90.000 T.L ise malzeme taşıma sisteminin entegrasyonu için ayrılmıştır. Makinelerin yerleştirilmesi yatırımın yapıldığı andan itibaren bir yıl sürmesi planlanmaktadır. MTS’ nin entegrasyonu ise ek bir yıl gerektirmektedir. Mühendisler makineler için son yıl hariç 2 yılda bir 15.000 T.L.’lık bakım onarım masrafı ayrılacağını tahmin etmektedirler.

Proje zaman çizelgesine göre üretim 3. yılın başında başlayacaktır. 10 yıl sürmesi beklenen proje ömrü sonunda makinelerin hurda değeri 35.000 T.L. olarak hesaplanmıştır. İlk yatırım harcaması yatırım yapılan yılın (2008) başında, diğer harcamalar ise yılsonunda planlanmaktadır. Planlanan maliyet tasarrufu ve kalitenin yükselmesinden doğan ek getirilerin toplamı;

Operasyonun başladığı ilk yıl.........50.000 T.L (3. yıl aslında)

İkinci yıl.........................................120.000 T.L

3. yıl.....................................115

4. yıl..................................105

5. yıl..................................97

6.yıl ....................................90

7.yıl...................................82

8.yıl..................................65

  

Corvin Corparation - Vaka 7- MPY

1.ÖZET

Corvin kauçuk ürünleri üreten ünlü bir firmadır, özellikle uygun fiyat, yüksek kalite ve uzun yaşam çevrimli ürünleri ile bu üne sahip olmuşturlar. Şirkete genel olarak bakıldığında özellikle satış ve pazarlama üzerine yoğunlaşmıştır, bir düzineden fazla ürün line ları vardır.  Üretim ve ürün geliştirme hususlarında değil de daha çok var olan ürünlere yeni pazarlar yaratma alanında çalışmalarını yoğunlaştırmaktadırlar.  Bu sebeple şirketin küçük sayılabilecek bir Ar-ge departmanı vardır, o da mevcut teknolojilerin farklı uygulamalarını geliştirmek üzere çalışmaktadır. Şirketin risk almayı sevmediği, muhafazakâr bir yöntemi olduğu söylenebilmektedir. Ancak pazardan da şirkete sürekli özel ürün istekleri gelmektedir. Corvin bu istekleri değerlendirmektedir ancak genelde bu isteklerin %90’ına olumsuz yanıt vermektedir. Bunun sebebi bu projeleri değerlendirme yöntemleridir. Bu aşmada projeye evet demeden önce üst düzey yöneticilerden oluşan bir grup 4 sorunun cevabını aramakta ve bunlardan tatminkâr cevaplar alabilirlerse projeyi kabul etmektedirler. Bu 4 soru aşağıdaki gibidir.

• Var olan ürün line’ları gibi %20 kar sağlıyor mu?
• Toplam proje karlılığı nasıl?
• Proje bir ürün line’ına dönüştürülebiliyor mu?
• Üretim tesisindeki hatlarda çok fazla değişiklik gerekir mi?

Çoğu proje gerekli şartları sağlayamadığı için reddedilmektedir.

1.1. PETERS Company

Corvin daha öncesinde de Peters Comp.  bir proje yapmıştır, Peter zaten pazarda zor bir müşteri olduğu bilinen bir firmadır. 1981,1982,1983 yıllarında bu şirketle ile iyi ilişkiler yürütülmüştür. !982 yılında Peters’dan önemli müdürlerden Frank Delia, Corwin’in pazarlama müdürü Gene Frimel’i arar ve özel bir ürün istediklerini, ancak kendi şirketlerinde bunu araştıracak yeterli kaynağın kalmadığını bunu dışarıya yaptırmalarının gerektiğini ancak çok kısıtlı bir zamanda nereye yaptırılacağına karar vermeleri ve biran önce projeye başlamaları gerektiğini söyler. Frimel öncelikle bu tarz işler yapmadıklarını böyle riskler alamayacağını söyler ancak Delia karlı bir proje olduğunu söyleyince en azından kendi şirketi içerisinde araştırmaya ikna olur.  Ancak böyle bir kararın verilmesi için 1 başkan ve 3 başkan yardımcısına ihtiyaç vardır ve şirketteki çalışanlar tatilde olduğu için elinde sadece Mühendislik departmanı müdür Royce vardır. Konuşurlar 2 side emin değildir, başkana telefonla durum bildirip, izin alırlar. Ancak daha önemli problem 2 gün içerisinde Peters’a bir sunum yaparak fiyat teklifi sunmalarıdır. Bu aşamada Frimel’de tatile çıkacaktır ve top Royce’ın ellerinde kalır üstelik Royce’ın AR-GE müdürüde tatildedir. 2 gün içerisinde proje ile ilgili bir fiyat teklifi hazırlamalı, proje yöneticisi seçmelidir. Fiyatlandırma için Frimel ona bir yardımcı atar ve projenin değerinin 250000$ olduğunu sadece geriye dogru kalemleri bütçelendirmelerini söyler.

1.2. Proje

Royce proje için Dan West’i proje yöneticisi olarak seçer.Dan West, Ar-Ge departmanında Reddy’nin altında çalışan bir mühendistir, Reddy tatilde olduğu için Royce o olmadan Dan Westi atamıştır. 

Dan Wast, Royce ve anlaşma uzmanı olarak yönetimi temsil eden Potts bir araya gelerek fiyat teklifi oluşturmaya çalışırlar. West direk işçilik saatlerini çıkarır. Royce maliyet data ve fiyat oranlarını çıkarır. Aslında yönetimi temsil eden Potts konu hakkında yeterincwe bilgili olmadığı için sadece gözlemci olarak katırlı ve Royce’un her şeye karar vermesine izin verir. 2 sonrasında 10 sayfalık bir maliyet tahmini hazırlanır, 30 test yapılacağı kararlaştırılır, bunlardan ilk 5 i çizelgelenir ve daha sonrasında diğer 25’inin çizelgeleneceğine karar verilir. Pazar günü Peters Comp. ile yapılan toplantıda bu teklif Peters tarafından kabul edilir ve asıl kontrattın Ocak ayında imzalanacağı o zaman kadar   projenin bir an önce başlaması bunun izin gerekli yetkilendirmelerin yapılacağına karar verilir.

Bu aşamada West oldukça heyecanlıdır çünkü proje lideridir ve bir AR-GE ci olmasına rağmen pazarlamacılar gibi müşteriler ile temas kurma hakkına sahip olmuştur. Yılbaşı tatili olmasına rağmen işe gidip çalışmıştır çünkü eğer ilk iş günü üst yönetime iyi bir rapor sunarsa herkesin işlerin yolunda olduğuna inanacağını düşünmüştür.

İlk iş günü West’in katılmadığı bir toplantı yapılmış ve Reddy ve Royce proje hakkında konuşmuşlardır. Reddy, Royce’ın yaptığı proje yöneticisi seçiminden pek memnun değildir. West’in dış ilişkiler için yeterince uygun olmadığını ana gerektiğinde onu destekleyeceğini söylemiştir. Royce ise onu karamsar olmakla suçlayıp, her şeyin iyi gideceğini, Weste ekstradan fazla iş vermemesini söylemiştir.

West, tatilden döndükten sonra birkaç gün içerisinde proje için kaynak,destek ve çalışan aramaya başlamıştır, ancak insanlar konudan yeterince haberdar olmadıkları için projenin geleceği için kaygı duymuşlar ve tedirgin olmuşlardır.

Daha sonrasında West ve Reddy, Westin hazırladığı zaman çizelgesinin üzerinden geçmişlerdir. Reddy her şeyin Westin kontrol altında olduğunu düşünüp, kendisinin de bir çok projesi olduğunu onun bu projede yalnız olduğunu söylemiştir. Ona resmi bir raporlama yapmasına gerek yoktur, sadece bir şeyler yapmadan önce kısa notlar şeklinde bildirmesi yeterlidir. Reddy arka planda kalacağını açıkça söylemiştir.

1.3. Çalışma

3 hafta sonunda anlaşma hazır hale gelmiş ve gerekli tüm hammaddeler satın alınmıştır.  Anlaşma imzalanırken Peters Comp. Kendisinin göndereceği bir iç çalışanın projede görev alacağını ve direkt olarak Peters’ın müdürlerinden Delia’ya raporlayacağını anlaşmaya koymuştur. Buna göre ilgili kişi olan Patrick Ray şubat 15 civarlarında Corwin’de çalışmaya başlar.

Ray geldiğinde West çoktan 3 testi tamamlamıştır, ancak test sonuçları çokta bekledikleri şekilde ilerlemiyordur, bu durumu gören Ray sürecin yanlış planlandığını ve tasarımın en baştan yapılması gerektiğini, kendisinin bir test planı oluşturduğunu bunu uygulamaları gerektiğini söyler. Ancak West ilk aşamada zaten 5 testi çizelgelemişti bu durumda Ray’e verdiği test planlarını inceleyeceklerini ancak bu arada çizelgelenmiş 2 testi tamamlayacağını söyler. Ayrıca West gelen dış çalışanın bu tutumunda hiç hoşnut kalmamıştır, onunla daha iyi bir ilişki içerisinde olacaklarını düşündüğü için hayal kırıklığına uğramıştır. Bu sebeple projenin daha önemli olduğuna onunla sürtüşmekte vakit kaybetmek yerine proje için çalışması gerektiğine, sadece onu tatmin etmeye çalışmasının yeterli olacağına karar vermiştir.

Yapılan testler tamamlandığında sonuçlar ilk testlerle paralel çıkmış ve yine çokta işe yarar sonuçlar elde edilmemiştir. Ancak West hala işlerin iyi olduğunu Ray’ e söylemiştir, buna aldırış etmeyen Ray’de sonuçların kötü olduğunu patronuna raporlayacağını, tüm sürecin baştan tasarlanması gerektiğini söylemiştir. Ancak West tüm hammaddeleri baştan satın aldığı için böyle bir şeye imkan kalmamıştır. Bundan yararlanan Ray, West’e burada suçlu olduğunu vurgulayarak kendi zaman çizelgesini ve testlerini kabul ettirmiştir.

Bu değişiklikten sonra West çalışanlarını son dakika değişikliklerinden oldukça geç haberdar etmek, onlardan daha kısa sürede daha çok iş beklemek zorunda kalmıştır. Buda çalışanların Weste karşı olumsuz tavır takınmalarını ve West’in zor durumda kalmasını sağlamıştır. İlerleyen günlerde Ray kontrolü iyice ele alıp, West olmadan laboratuara girip, çizelgeleri zamanları değiştirip, o olmadan toplantılar yapmıştır. Hatta anlaşmada 30 olarak belirlenen test sayısını zaten 25 testi gerçekleştirmişken 10 daha test isteyerek arttırmaya çalışmıştır.West bu durumda itiraz ederek, kendi şirketinin bunu karşılamayacağını yeni bir bütçelendirme ihtiyacı olduğunu söylediğinde Ray bizim paramızı harcıyorsunuz diyerek sert çıkmıştır.

West bu durumda Reddy ile görüşerek ondan yardım istemiştir ancak Reddy kendi işlerininde çok yoğun olduğunu, ona bir maliyet çizelgesi göndermesini ama işlerin kendiliğinden düzeleceğini söyler.

Bu arada Roy bazı sebepler dolayısıyla çalışanlardan birini projeden alınmasını bile sağlar. İlerleyen günlerde proje kötü gittikçe Roy, gidip Reddy ve Royce ile konuşarak başka bir proje yöneticisi ister. Royce buna itiraz ederek Reddy’i Weste yardımcı olmakla görevlendirir.

Reddy, işin başına gelir gelmez Westten yaptıkları tüm harcamaları ve çalışmaları gösteren bir rapor ister ve toplantı yapar, projenin bu aşamada artık bu bütçe ile projeyi kurtarmanın mümkün oladığı. En baştan bir test planının yapılması gerektiğine karar verir. Tüm ekibi toplamasını ve yeni bir test matriksi oluşturmasını söyler. Reddy, bu toplantıya Ray’ide çağırmak isteyen West’e sert çıkarak, bu projenin başında kendisinin olduğunu, dış çalışanlar için kesin kurallar getirdiğini, onun lab.lara izinsiz giremeyeceğini harcadıklarının Corwin’in parası olduğunu söyler.

Bu durumdan haberdar olan Ray, çok kızarak Peters’a Delia ile toplantı yapmaya gider. Bu toplantı sonucunda Delia Corwin’e anlaşmayı fes ettiklerini bildiren bir mektup gönderir. Anlaşmayı fes etmelerinin sebebi olarak;

• Corwin söz verdiği datayı ortaya koyamamıştır.
• Corwin sürekli olarak farklı test planları uygulamış ve sistematik bir yol izlememiştir.
• Yeterli özelliklere sahip bir proje yöneticisi sağlamamıştır.
• Dış Çalışan için yeterli yardım ve işbirliği sağlamamıştır.
• Corwin’in üst yönetimi bu proje ile yeterince ilgilenmemiş, destek göstermemiştir.

Corwin daha sonrasın kendi ceplerinde 250000$ harcamaya rağzı olsa bile oluşan zarar oluşmuş ve Peters anlaşmayı fes etmiştir.

Sorular

9. Dr Reddy ilk olarak West’in böyle bir proje için yanlış seçim olduğun ancak ona yardımcı olacağını söylemişti. Ancak West ile olan ilk görüşmesinde zaman çizelgesi üzerinden geçerek, kendisinin de bir çok projesi olduğunu West’in bu projede en başta olduğunu ve kendisinin 2. Planda kalacağını söyledi yani tüm sorumluluğu West’e bıraktı. Hatta West’in kendisine özel bir raporlama yapmasına gerek olmadığını sadece kısa kısa notlar ve önemli şeyler yapmadan önce haberler vermesinin yeterli olduğun söyledi. West kötü giden test sonuçları ve maliyetler için geldiğinde ise her şeyin zamanla kendi kendine düzeleceğini söyledi. Burada üst yönetimin desteğini ve ilgisini yeterince hissedemeyen sorumlunun, projeyi pek önemsemeyen tavırlarını görmek mümkündür.

10.  Corwin’in mühendislerine göre işler doğru giderken Ray’e göre işler ters gidiyordu. Ray biraz da psikolojik yüklenme yaparak işlerin kendi istediği gibi gitmesini sağladı ancak bu durum projenin sürekli  yön değiştirmesi, ekstra testler gerektirmesi, bütçeyi aşması gibi sonuçlar doğurdu ve sistematik bir yaklaşımdan uzaklaştırdı.  Bu aşamada West burada onun fikirlerine değer verildiğini ancak patronun kendisi olduğunu gösterecek bir tavır sergilemeliydi. Örneğin; patronuna işlerin yolunda olduğunu bu aşamada önceden planlandığı gibi devam edeceklerini ancak bir değişiklik  gerekirse bunu yapabilecek kadar çevik olduklarını raporlamasını söyleyebilirdir. Böylede hammadde satın aldığı için suçlu hissetmez ve beklide haklı iken haksız duruma düşmezdi.

Microsoft Project 2002 ile Proje Yönetimi

Yeni bir proje dosyası oluşturulması:

Microsoft Project’te yeni bir proje dosyası açtığınızda ya projenin başlangıç tarihini ya da bitiş tarihini belirtirsiniz. Program ikisinin de aynı anda belirtilmesine olanak tanımaz. Genelde projenin başlangıç tarihini girilmesi ve görevler girildikten sonra Microsoft Project’in bitiş tarihini kendisinin belirlemesi beklenir.

Eğer projenin yetişmesi gereken belirli bir gün var ise bu durumda projenin bitiş tarihi girilir. Proje bitiş tarihi bilindiğinde, kullanıcının geriye doğru çizelgeleme yapması ve projenin ideal başlangıç tarihini kendisinin belirleyerek sisteme girmesi daha etkilidir.

Adımlar:

1. New butonuna basılır. Ya da File>New seçilir.
2. Project menüsünde Project Information seçilir, proje için bir başlangıç günü seçilerek ya da klavye ile girilerek OK tıklanır.
3. Save butonuna basılır.
4. File Name kutusunda dosya adı girilir ve Save butonuna basılır.

Not: Project menüsünde Project Information alanına girerek projenin başlangıç ya da bitiş tarihi istenilen zamanda değiştirilebilir.

Her projenin kendine özgü içeriği vardır: Projenin amacı, spesifik görevler, ve bu görevleri üstlenen kişiler. Proje ile ilgili önemli detayların hatırlanması için proje ile ilgili bu önemli bilgilerin programa girilmesi etkili bir yöntemdir.

Adımlar:

1. File menüsünden Properties seçilir, Summary butonuna basılır.
2. Proje ile ilgili hatırlanması istenen önemli bilgiler örneğin proje yöneticisi bilgisi, projenin amacı, bilinen kısıtlar, ve diğer notlar bu alana girilir.
3. OK butonuna basılır.

Proje takvimi genel çalışma gün ve saatlerini temsil edecek şekilde değiştirilebilir. Takvim sistemde hazır şekli ile Pazartesi’den Cuma’ya Saat 8:00 den 17:00 ye kadar 12:00-13:00 arasında yemek tatili verilecek şekilde ayarlanmıştır. Hazırlanan takvimde çalışma dışı zamanlar; örneğin hafta sonları, özel izinler, tatiller de belirtilebilir.

Adımlar:

1. View menüsünden Gantt Chart seçilir.
2. Tools menüsünden Change Working Time seçilir.
3. Takvim üzerinde bir gün seçilir.

     Tüm takvimde geçerli olacak şekilde haftanın bir günü değiştirilecek ise örneğin Cuma günleri çalışma saatleri 16:00’da sona erecekse Takvimde Cuma günü kısaltması seçilir.

     Tüm çalışma günlerinde değişiklik olacaksa, örneğin çalışma günleri Salı’dan Cuma’ya kadar ise haftanın ilk günü olan Salı günü başlığı seçilerek (T) seçilir SHIFT’e basılı tutularak son çalışma gününün başlığı örneğin Cuma için (F) seçilir.

4. Çalışma dışı günler için Nonworking time; çalışma dışı saatler için Nondefault working time seçilir.
5. Eğer Nondefault working time seçildi ise, çalışmaya başlama saati From kutusuna, çalışma bitiş saati To kutusuna yazılır.
6. OK’e basılır.

Proje takvimi oluşturulduktan sonra bunun proje için tanımlanması gereklidir.

1. Project menüsüne gidilir.
2. Project information seçilir. Calendar alanında yaratılan proje takvimi  seçilir.

Proje dosyası oluşturulduktan sonra, görevler girilebilir. Görevleri görev grubu olarak  girip ardından her grubu tek görevi yansıtacak alt gruba ayırmak  görevleri düzenlemede kolaylık sağlayacaktır. Ardından kilometre taşları (milestone)’lar eklenir. En son olarak da görevlerin süreler ile ilgili tahminler girilir.

Tipik bir proje, birbirleriyle ilişki içerisinde olan bir seri görevden oluşur. Görevler, takip edilecek şekilde kısa olmalıdır genelde görev sürelerinin bir gün ile 2 hafta arasında olmasına dikkat edilmelidir.

Görevler, oluş sıralarına göre sisteme girilmelidir. Ardından her görevin süresi tahmin edilir ve -duration- kolonuna girilir. Microsoft Project bu görev sürelerini o görev için harcanacak iş miktarını hesaplamada kullanır.

Not: Her görev için başlangıç ve bitiş günlerini kendiniz yazmayınız. enm.blogcu.com. Microsoft Project görevler arasındaki ilişkileri göz önüne alarak başlangıç ve bitiş günlerini kendisi hesaplayacaktır. 

Adımlar:

1. View menüsünde Gantt Chart seçilir.
2. Task Name alanına, görevin adı girilir ve TAB’a basılır. Microsoft Project girilen her görev için otomatik olarak 1? Günlük bir tahmini süre girer.
3. Duration –Süre- alanına, her görevin tutacağı süre aylar, haftalar, günler, saatler ya da dakikalar bazında, çalışma dışı saatler göz önünde bulundurulmadan girilir. Bu işlem için,
   1. Aylar = mo
   2. Haftalar =w
   3. Günler = d
   4. Saatler =h
   5. Dakikalar= m kısaltmaları kullanılabilir.

Not: Tahmini süre girilmesi durumunda süre girilip ? işareti eklenir. Örnek = 2 d ?

4. ENTER’a basılır.
5. Alt satırlarda projedeki diğer görevler girilir.

Not:  Göreve bir not da eklenebilir. Task Name alanında Task seçilir, Task Notes’ a basılır istenen bilgi Notes Box’a girildikten sonra OK’e basılır

Milestone (Kilometre taşı) oluşturulması: 

Milestone (kilometre taşı) çizelgede önemli olayları – örneğin bir proje aşamasının bitişini- belirtmek için kullanılan bir görevdir. Bir göreve sıfır “0” süre girildiğinde Microsoft Project o görevi milestone olarak oluşturur ve Gantt Şemasında ilgili görev için milestone “♦” şekli oluşturulur.
Adımlar:
1. Milestone yapılmak istenen görevin duration alanı seçilir ve süreye 0 girilir.
2. ENTER’a basılır.
Not: Her ne kadar herhangi bir görev, süresi 0 yapıldığında program tarafından otomatik olarak milestone’a çevriliyorsa da, istenilen bir görev Task Name alanından seçilerek, Task Information alanına girilip, Advanced alanı tıklanarak “Mark task as Milestone” kutusu seçilerek de milestone –kilometre taşı- haline getirilebilir. 

Tekrarlayan bir görev –Recurring Task- oluşturulması :

Tekrarlayan bir görev, düzenli aralıklarla gerçekleştirilen –örneğin, haftalık toplantılar- görevdir.
Adımlar:
1. Task Name alanında, tekrarlayan görevin gözükmesi istenilen satır seçilir. Insert menüsünden Recurring Task seçilir.
2. Task Name kutusuna, görev adı girilir.
3. Recurrence pattern altında, görevin tekrar sıklığına göre gün, hafta, ay, ya da yıl seçeneklerinden bir tanesi seçilir.
4. Bu seçeneklerin sağ tarafında, görevin sıklığı seçilir.
5. Range of Occurence alanı altında, başlangıç günü Start box kutusuna girilir ve End after ya da End by seçilir. Eğer “End after” seçildi ise, görevin tekrar sayısı girilir. Eğer “End by” seçildi ise, tekrarlayan görevin bitiş günü girilir.
6. OK’e basılır.
Not: Tekrar eden bir görevin her alt olayı task ekranında görmek isteniyorsa, esas tekrar eden olayın yanındaki artı işaretine tıklanır.

Görevlerin mantık sırasına göre yapılandırılması:

Görevler, daha rahat yönetilebilmeleri için bir mantık ilişkisi içerisinde görüntülenmelidir. Aralarında bir hiyerarşi olan görevler indent edilerek yapılandırılır. Ana görevler summary task (özet görev); alt görevler ise subtask olarak adlandırılır. Summary task’in başlangıç ve bitiş tarihleri, en erken ve en geç alt görevlerin başlangıç ve bitiş tarihlerine göre belirlenir. Görev düzeninin oluşturulması için aşağıdaki outline butonları kullanılır:
Indent

Outdent

Show Subtasks
Hide Subtasks   

Adımlar:

1. View menüsünde Gantt Chart seçilir.
2. Eğer gerekli ise projeye yeni görevler eklenir.
3. Alt görev haline getirmek istenilen ilk görev seçilir.
4. Insert menüsünde New Task seçilir.
5. Eklenen yeni satırda, yeni summary task’in adı Task Name alanına girilir.
6. Summary task’in altında, Task Name alanında, alt görev haline getirilmek istenen görevler seçilir.
7. Indent butonuna basılarak bu görevler alt görev (subtask) haline getirilir.
Not: Tüm alt görevleri göstermek için Show butonuna basılır ardından All Subtasks seçilir.

    Görev listesi üzerinde değişiklik yapılması:

Görev listesi oluşturulduğunda, görevlerin yeniden düzenlenmesi, kimi görevlerin kopyalanması, ya da bazı görevlerin artık kullanılmayacağı için silinmesi gerekebilir.
Adımlar:1. ID alanında (en soldaki alan), kopyalanması, taşınması ya da silinmesi istenen görev seçilir. Bir satırın seçilmesi için görev ID numarası seçilir. Bir grup komşu satırın seçilmesi için SHIFT’e basılı tutularak ilgili görevlerin ilk ve son ID numaraları seçilir. Birden fazla komşu olmayan satırın seçilmesi için CTRL basılı tutularak istenen ID numaraları seçilir.
2. Görevler böylece kopyalanabilir, taşınabilir ya da silinebilir. Bir görevi kopyalamak için copy, taşımak için cut, ve silmek için klavyeden DELETE tuşuna basılır.
3. Taşınmak istenen ya da kopyalanmak istenen satırı yerleştirmek için, istenen satır seçilir.
4. Paste’e basılır.
Not: Mevcut görevlerin arasına yeni bir görev ekleneceği zaman alttaki ID numarası seçilir ve klavyeden INSERT tuşuna basılır. Yeni bir görev girildiğinde görev numaraları otomatik olarak güncellenir.

Görevler ne Zaman Başlayıp ne Zaman Biter ?

Görevler yaratılıp düzenlendikten sonra, sıra birbirleriyle ilişkilerini ve önemli tarihleri nasıl tutturacaklarını belirlemeye gelir. Görevler, görev arası ilişkileri gösterecek şekilde örneğin -bir görevin ancak bir başka görev bittikten sonra başlayacağını belirtmek- bağlanabilir. Bu bağlara görev bağımlılıkları adı verilir. Süre ve diğer çizelgeleme faktörleri ile birlikte görev bağımlılıkları Microsoft Project’in görevler için başlangıç ve bitiş tarihlerini hesaplamasında önemli yer tutar.
Eğer bağlı bir görevin çizelgelemesi değişir ise, bu göreve bağımlı olan diğer görevlerin çizelgeleri de otomatik olarak güncellenir. Görev çizelgeleri bazı spesifik gün kısıtları ve teslim tarihleri kullanılarak düzenlenebilir.

Görevler arası ilişkilerin kurulması

Görevlerin çizelgelenmesinde en garanti yöntem görevler arası ilişkilerin (bağlantıların) kurulmasıdır, yani görev bağımlılıklarının belirlenmesidir. Görev bağımlılıkları diğer görevlerin ya da takip eden görevlerin, daha önceki görevlerin başlangıç ya da bitiş tarihlerine ne şekilde bağımlı olduklarını gösterir. Örneğin, eğer “Duvarı boya” görevi “Saati duvara as” görevinden önce gelmeli ise, bu görevler “Duvarı boya” öncelikli “öncel” ve “Saati duvara as” görevi takip eden görev “ardıl” olarak birbirlerine bağlanabilir.
Görevler bağlandıktan sonra, öncelikli görevlerin sürelerindeki değişiklikler takip eden görevlerin günlerini de etkiler. Microsoft Project programında default olarak görevler arasında finish to start (sondan başa) bağımlılık ilişkisi kurulur. Ancak finish-to-start bağımlılık ilişkisi her zaman geçerli değildir. Görevler arasındaki bağımlılık ilişkileri projenin gerçeği yansıtması bakımından diğer üç bağımlılık ilişkisine çevrilebilir:
Görevler arasındaki bağımlılık ilişkileri:
Finish-to-Start (FS): Sondan başa. Ardıl görev, öncel görev bittikten sonra başlar.
Start-to-Start (SS): Baştan başa. Ardıl görev, öncel görev başladığı anda başlar.
Finish-to-Finish (FF): Ardıl görev, öncel görev bittiği zaman biter.
Start-to-Finish (SF): Ardıl görev, öncel görev başladığında biter.
Görevler arası bağlantı kurulması adımları:
1. View menüsünde Gantt Chart seçilir.
2. Task Name alanında iki ya da daha fazla görev, belirlenen görev bağlantı sırasına uygun olarak seçilir. Komşu görevlerin seçilmesi için SHIFT butonuna basılı tutularak ilk ve son göreve mouse ile tıklanır. Komşu olmayan görevlerin seçilmesi için CTRL tuşuna basılı tutularak istenen görevlere tıklanır.
3. Link Tasks’e basılır.
4. Görev bağlantısını (linkini) değiştirmek için, görevler arasındaki link çizgisine çift-tıklanır. Görev bağımlılıkları dialog kutusu açılır. Eğer Format Bar kutusu açıldı ise, linke düzgün tıklanmamıştır. Bu kutu kapatılıp linke tekrar çift-tıklanır.

    5. Type kutusunda istenen görev bağlantısı (linki) seçilip OK’e basılır.     

Not: Görev bağlantılarını sona erdirmek için, Task Name alanında ilgili görevler seçilir ve Unlink Tasks’e basılır.
  
Bir göreve belirli bir başlangıç ya da bitiş günü atanması

Görev çizelgelemeleri otomatik olarak Microsoft Project tarafından görev bağımlılıkları ve görev sürelerini göz önüne alınarak yaratılır. Ancak kullanıcı da istediğinde görevler için başlangıç ve bitiş tarihini elle girebilir.
Adımlar:
1. Task Name alanında istenen görev seçilir ve Task Information’a basılır.
2. Advanced Tab’e basılır.
3. Constraint Type “Kısıt Tipi” kutusunda istenen kısıt tipi seçilir.
4. Constraint date kutusunda bir kısıt tarihi seçilir ve Ok’e basılır.
Not: Gantt Chart’ta bir görev için başlangıç günü seçilir ise Microsoft Project otomatik olarak bu yeni başlangıç gününe bağlı olarak “Start no Earlier Than (SNET)” kısıtı atar. Eğer bir görev için benzer yöntemle bitiş tarihi seçilir ise, Microsoft Project bu sefer de otomatik olarak “Finish no Earlier Than (FNET)” kısıtı atar.       

 Bir göreve teslim tarihi atanması Bir göreve teslim tarihi atandığında, Microsoft Project, görev bu teslim tarihinden sonra bitecek şekilde çizelgelendi ise görevin yanına bu problemi belirtecek bir işaret yerleştirir. Görevlere teslim tarihi atanması görevlerin çizelgelenmesini etkilemez. Sadece Microsoft Project’in kullanıcıyı ilgili görevin teslim tarihini geçip geçmemesi konusunda uyarmasını sağlar. Böyle bir gecikme oluştuğunda kullanıcı istediği şekilde görev çizelgesini değiştirip görevin teslim tarihine yetişmesini sağlayabilir.
Adımlar:
1. View menüsünden Gantt Chart açılır.
2. Task Name alanında teslim tarihi atanacak olan görev seçilir.
3. Toolbar’ dan Task Information ‘a basılır ve Advanced Tab seçilir.
4. Constraint task kısmının altında Deadline kutusunda teslim tarihi seçilir ya da elle girilir ve OK’e basılır.
Not: Teslim tarihi, teslim tarihi kutusunun Gannt Chart’a taşınması ile de değiştirilebilir.