Microsoft Project 2002 ile Proje Yönetimi

Yeni bir proje dosyası oluşturulması:

Microsoft Project’te yeni bir proje dosyası açtığınızda ya projenin başlangıç tarihini ya da bitiş tarihini belirtirsiniz. Program ikisinin de aynı anda belirtilmesine olanak tanımaz. Genelde projenin başlangıç tarihini girilmesi ve görevler girildikten sonra Microsoft Project’in bitiş tarihini kendisinin belirlemesi beklenir.

Eğer projenin yetişmesi gereken belirli bir gün var ise bu durumda projenin bitiş tarihi girilir. Proje bitiş tarihi bilindiğinde, kullanıcının geriye doğru çizelgeleme yapması ve projenin ideal başlangıç tarihini kendisinin belirleyerek sisteme girmesi daha etkilidir.

Adımlar:

1. New butonuna basılır. Ya da File>New seçilir.
2. Project menüsünde Project Information seçilir, proje için bir başlangıç günü seçilerek ya da klavye ile girilerek OK tıklanır.
3. Save butonuna basılır.
4. File Name kutusunda dosya adı girilir ve Save butonuna basılır.

Not: Project menüsünde Project Information alanına girerek projenin başlangıç ya da bitiş tarihi istenilen zamanda değiştirilebilir.

Her projenin kendine özgü içeriği vardır: Projenin amacı, spesifik görevler, ve bu görevleri üstlenen kişiler. Proje ile ilgili önemli detayların hatırlanması için proje ile ilgili bu önemli bilgilerin programa girilmesi etkili bir yöntemdir.

Adımlar:

1. File menüsünden Properties seçilir, Summary butonuna basılır.
2. Proje ile ilgili hatırlanması istenen önemli bilgiler örneğin proje yöneticisi bilgisi, projenin amacı, bilinen kısıtlar, ve diğer notlar bu alana girilir.
3. OK butonuna basılır.

Proje takvimi genel çalışma gün ve saatlerini temsil edecek şekilde değiştirilebilir. Takvim sistemde hazır şekli ile Pazartesi’den Cuma’ya Saat 8:00 den 17:00 ye kadar 12:00-13:00 arasında yemek tatili verilecek şekilde ayarlanmıştır. Hazırlanan takvimde çalışma dışı zamanlar; örneğin hafta sonları, özel izinler, tatiller de belirtilebilir.

Adımlar:

1. View menüsünden Gantt Chart seçilir.
2. Tools menüsünden Change Working Time seçilir.
3. Takvim üzerinde bir gün seçilir.

     Tüm takvimde geçerli olacak şekilde haftanın bir günü değiştirilecek ise örneğin Cuma günleri çalışma saatleri 16:00’da sona erecekse Takvimde Cuma günü kısaltması seçilir.

     Tüm çalışma günlerinde değişiklik olacaksa, örneğin çalışma günleri Salı’dan Cuma’ya kadar ise haftanın ilk günü olan Salı günü başlığı seçilerek (T) seçilir SHIFT’e basılı tutularak son çalışma gününün başlığı örneğin Cuma için (F) seçilir.

4. Çalışma dışı günler için Nonworking time; çalışma dışı saatler için Nondefault working time seçilir.
5. Eğer Nondefault working time seçildi ise, çalışmaya başlama saati From kutusuna, çalışma bitiş saati To kutusuna yazılır.
6. OK’e basılır.

Proje takvimi oluşturulduktan sonra bunun proje için tanımlanması gereklidir.

1. Project menüsüne gidilir.
2. Project information seçilir. Calendar alanında yaratılan proje takvimi  seçilir.

Proje dosyası oluşturulduktan sonra, görevler girilebilir. Görevleri görev grubu olarak  girip ardından her grubu tek görevi yansıtacak alt gruba ayırmak  görevleri düzenlemede kolaylık sağlayacaktır. Ardından kilometre taşları (milestone)’lar eklenir. En son olarak da görevlerin süreler ile ilgili tahminler girilir.

Tipik bir proje, birbirleriyle ilişki içerisinde olan bir seri görevden oluşur. Görevler, takip edilecek şekilde kısa olmalıdır genelde görev sürelerinin bir gün ile 2 hafta arasında olmasına dikkat edilmelidir.

Görevler, oluş sıralarına göre sisteme girilmelidir. Ardından her görevin süresi tahmin edilir ve -duration- kolonuna girilir. Microsoft Project bu görev sürelerini o görev için harcanacak iş miktarını hesaplamada kullanır.

Not: Her görev için başlangıç ve bitiş günlerini kendiniz yazmayınız. enm.blogcu.com. Microsoft Project görevler arasındaki ilişkileri göz önüne alarak başlangıç ve bitiş günlerini kendisi hesaplayacaktır. 

Adımlar:

1. View menüsünde Gantt Chart seçilir.
2. Task Name alanına, görevin adı girilir ve TAB’a basılır. Microsoft Project girilen her görev için otomatik olarak 1? Günlük bir tahmini süre girer.
3. Duration –Süre- alanına, her görevin tutacağı süre aylar, haftalar, günler, saatler ya da dakikalar bazında, çalışma dışı saatler göz önünde bulundurulmadan girilir. Bu işlem için,
   1. Aylar = mo
   2. Haftalar =w
   3. Günler = d
   4. Saatler =h
   5. Dakikalar= m kısaltmaları kullanılabilir.

Not: Tahmini süre girilmesi durumunda süre girilip ? işareti eklenir. Örnek = 2 d ?

4. ENTER’a basılır.
5. Alt satırlarda projedeki diğer görevler girilir.

Not:  Göreve bir not da eklenebilir. Task Name alanında Task seçilir, Task Notes’ a basılır istenen bilgi Notes Box’a girildikten sonra OK’e basılır

Milestone (Kilometre taşı) oluşturulması: 

Milestone (kilometre taşı) çizelgede önemli olayları – örneğin bir proje aşamasının bitişini- belirtmek için kullanılan bir görevdir. Bir göreve sıfır “0” süre girildiğinde Microsoft Project o görevi milestone olarak oluşturur ve Gantt Şemasında ilgili görev için milestone “♦” şekli oluşturulur.
Adımlar:
1. Milestone yapılmak istenen görevin duration alanı seçilir ve süreye 0 girilir.
2. ENTER’a basılır.
Not: Her ne kadar herhangi bir görev, süresi 0 yapıldığında program tarafından otomatik olarak milestone’a çevriliyorsa da, istenilen bir görev Task Name alanından seçilerek, Task Information alanına girilip, Advanced alanı tıklanarak “Mark task as Milestone” kutusu seçilerek de milestone –kilometre taşı- haline getirilebilir. 

Tekrarlayan bir görev –Recurring Task- oluşturulması :

Tekrarlayan bir görev, düzenli aralıklarla gerçekleştirilen –örneğin, haftalık toplantılar- görevdir.
Adımlar:
1. Task Name alanında, tekrarlayan görevin gözükmesi istenilen satır seçilir. Insert menüsünden Recurring Task seçilir.
2. Task Name kutusuna, görev adı girilir.
3. Recurrence pattern altında, görevin tekrar sıklığına göre gün, hafta, ay, ya da yıl seçeneklerinden bir tanesi seçilir.
4. Bu seçeneklerin sağ tarafında, görevin sıklığı seçilir.
5. Range of Occurence alanı altında, başlangıç günü Start box kutusuna girilir ve End after ya da End by seçilir. Eğer “End after” seçildi ise, görevin tekrar sayısı girilir. Eğer “End by” seçildi ise, tekrarlayan görevin bitiş günü girilir.
6. OK’e basılır.
Not: Tekrar eden bir görevin her alt olayı task ekranında görmek isteniyorsa, esas tekrar eden olayın yanındaki artı işaretine tıklanır.

Görevlerin mantık sırasına göre yapılandırılması:

Görevler, daha rahat yönetilebilmeleri için bir mantık ilişkisi içerisinde görüntülenmelidir. Aralarında bir hiyerarşi olan görevler indent edilerek yapılandırılır. Ana görevler summary task (özet görev); alt görevler ise subtask olarak adlandırılır. Summary task’in başlangıç ve bitiş tarihleri, en erken ve en geç alt görevlerin başlangıç ve bitiş tarihlerine göre belirlenir. Görev düzeninin oluşturulması için aşağıdaki outline butonları kullanılır:
Indent

Outdent

Show Subtasks
Hide Subtasks   

Adımlar:

1. View menüsünde Gantt Chart seçilir.
2. Eğer gerekli ise projeye yeni görevler eklenir.
3. Alt görev haline getirmek istenilen ilk görev seçilir.
4. Insert menüsünde New Task seçilir.
5. Eklenen yeni satırda, yeni summary task’in adı Task Name alanına girilir.
6. Summary task’in altında, Task Name alanında, alt görev haline getirilmek istenen görevler seçilir.
7. Indent butonuna basılarak bu görevler alt görev (subtask) haline getirilir.
Not: Tüm alt görevleri göstermek için Show butonuna basılır ardından All Subtasks seçilir.

    Görev listesi üzerinde değişiklik yapılması:

Görev listesi oluşturulduğunda, görevlerin yeniden düzenlenmesi, kimi görevlerin kopyalanması, ya da bazı görevlerin artık kullanılmayacağı için silinmesi gerekebilir.
Adımlar:1. ID alanında (en soldaki alan), kopyalanması, taşınması ya da silinmesi istenen görev seçilir. Bir satırın seçilmesi için görev ID numarası seçilir. Bir grup komşu satırın seçilmesi için SHIFT’e basılı tutularak ilgili görevlerin ilk ve son ID numaraları seçilir. Birden fazla komşu olmayan satırın seçilmesi için CTRL basılı tutularak istenen ID numaraları seçilir.
2. Görevler böylece kopyalanabilir, taşınabilir ya da silinebilir. Bir görevi kopyalamak için copy, taşımak için cut, ve silmek için klavyeden DELETE tuşuna basılır.
3. Taşınmak istenen ya da kopyalanmak istenen satırı yerleştirmek için, istenen satır seçilir.
4. Paste’e basılır.
Not: Mevcut görevlerin arasına yeni bir görev ekleneceği zaman alttaki ID numarası seçilir ve klavyeden INSERT tuşuna basılır. Yeni bir görev girildiğinde görev numaraları otomatik olarak güncellenir.

Görevler ne Zaman Başlayıp ne Zaman Biter ?

Görevler yaratılıp düzenlendikten sonra, sıra birbirleriyle ilişkilerini ve önemli tarihleri nasıl tutturacaklarını belirlemeye gelir. Görevler, görev arası ilişkileri gösterecek şekilde örneğin -bir görevin ancak bir başka görev bittikten sonra başlayacağını belirtmek- bağlanabilir. Bu bağlara görev bağımlılıkları adı verilir. Süre ve diğer çizelgeleme faktörleri ile birlikte görev bağımlılıkları Microsoft Project’in görevler için başlangıç ve bitiş tarihlerini hesaplamasında önemli yer tutar.
Eğer bağlı bir görevin çizelgelemesi değişir ise, bu göreve bağımlı olan diğer görevlerin çizelgeleri de otomatik olarak güncellenir. Görev çizelgeleri bazı spesifik gün kısıtları ve teslim tarihleri kullanılarak düzenlenebilir.

Görevler arası ilişkilerin kurulması

Görevlerin çizelgelenmesinde en garanti yöntem görevler arası ilişkilerin (bağlantıların) kurulmasıdır, yani görev bağımlılıklarının belirlenmesidir. Görev bağımlılıkları diğer görevlerin ya da takip eden görevlerin, daha önceki görevlerin başlangıç ya da bitiş tarihlerine ne şekilde bağımlı olduklarını gösterir. Örneğin, eğer “Duvarı boya” görevi “Saati duvara as” görevinden önce gelmeli ise, bu görevler “Duvarı boya” öncelikli “öncel” ve “Saati duvara as” görevi takip eden görev “ardıl” olarak birbirlerine bağlanabilir.
Görevler bağlandıktan sonra, öncelikli görevlerin sürelerindeki değişiklikler takip eden görevlerin günlerini de etkiler. Microsoft Project programında default olarak görevler arasında finish to start (sondan başa) bağımlılık ilişkisi kurulur. Ancak finish-to-start bağımlılık ilişkisi her zaman geçerli değildir. Görevler arasındaki bağımlılık ilişkileri projenin gerçeği yansıtması bakımından diğer üç bağımlılık ilişkisine çevrilebilir:
Görevler arasındaki bağımlılık ilişkileri:
Finish-to-Start (FS): Sondan başa. Ardıl görev, öncel görev bittikten sonra başlar.
Start-to-Start (SS): Baştan başa. Ardıl görev, öncel görev başladığı anda başlar.
Finish-to-Finish (FF): Ardıl görev, öncel görev bittiği zaman biter.
Start-to-Finish (SF): Ardıl görev, öncel görev başladığında biter.
Görevler arası bağlantı kurulması adımları:
1. View menüsünde Gantt Chart seçilir.
2. Task Name alanında iki ya da daha fazla görev, belirlenen görev bağlantı sırasına uygun olarak seçilir. Komşu görevlerin seçilmesi için SHIFT butonuna basılı tutularak ilk ve son göreve mouse ile tıklanır. Komşu olmayan görevlerin seçilmesi için CTRL tuşuna basılı tutularak istenen görevlere tıklanır.
3. Link Tasks’e basılır.
4. Görev bağlantısını (linkini) değiştirmek için, görevler arasındaki link çizgisine çift-tıklanır. Görev bağımlılıkları dialog kutusu açılır. Eğer Format Bar kutusu açıldı ise, linke düzgün tıklanmamıştır. Bu kutu kapatılıp linke tekrar çift-tıklanır.

    5. Type kutusunda istenen görev bağlantısı (linki) seçilip OK’e basılır.     

Not: Görev bağlantılarını sona erdirmek için, Task Name alanında ilgili görevler seçilir ve Unlink Tasks’e basılır.
  
Bir göreve belirli bir başlangıç ya da bitiş günü atanması

Görev çizelgelemeleri otomatik olarak Microsoft Project tarafından görev bağımlılıkları ve görev sürelerini göz önüne alınarak yaratılır. Ancak kullanıcı da istediğinde görevler için başlangıç ve bitiş tarihini elle girebilir.
Adımlar:
1. Task Name alanında istenen görev seçilir ve Task Information’a basılır.
2. Advanced Tab’e basılır.
3. Constraint Type “Kısıt Tipi” kutusunda istenen kısıt tipi seçilir.
4. Constraint date kutusunda bir kısıt tarihi seçilir ve Ok’e basılır.
Not: Gantt Chart’ta bir görev için başlangıç günü seçilir ise Microsoft Project otomatik olarak bu yeni başlangıç gününe bağlı olarak “Start no Earlier Than (SNET)” kısıtı atar. Eğer bir görev için benzer yöntemle bitiş tarihi seçilir ise, Microsoft Project bu sefer de otomatik olarak “Finish no Earlier Than (FNET)” kısıtı atar.       

 Bir göreve teslim tarihi atanması Bir göreve teslim tarihi atandığında, Microsoft Project, görev bu teslim tarihinden sonra bitecek şekilde çizelgelendi ise görevin yanına bu problemi belirtecek bir işaret yerleştirir. Görevlere teslim tarihi atanması görevlerin çizelgelenmesini etkilemez. Sadece Microsoft Project’in kullanıcıyı ilgili görevin teslim tarihini geçip geçmemesi konusunda uyarmasını sağlar. Böyle bir gecikme oluştuğunda kullanıcı istediği şekilde görev çizelgesini değiştirip görevin teslim tarihine yetişmesini sağlayabilir.
Adımlar:
1. View menüsünden Gantt Chart açılır.
2. Task Name alanında teslim tarihi atanacak olan görev seçilir.
3. Toolbar’ dan Task Information ‘a basılır ve Advanced Tab seçilir.
4. Constraint task kısmının altında Deadline kutusunda teslim tarihi seçilir ya da elle girilir ve OK’e basılır.
Not: Teslim tarihi, teslim tarihi kutusunun Gannt Chart’a taşınması ile de değiştirilebilir.